Создание архива во время пандемии

Добрый день! Меня зовут Елена, я — руководитель консалтинговой компании и сегодня я хочу рассказать вам о том, как мы создавали архив во время пандемии.

Исходные данные

Весной, когда всех отправили на карантин, наша компания практически не работала все это время. Удаленный формат не подходит нам по ряду причин, поэтому, честно говоря, я была в панике. Думала даже, что придется закрывать бизнес.

У меня есть офис — это небольшое помещение, которое находится в моей собственности. Поэтому в какой-то момент мне стало настолько страшно, что я решила, что в крайнем случае придется продавать офис.

Но потом я собралась, вспомнила, что хороший руководитель должен всегда стремиться найти выход. И стала искать.

Надо сказать, решение пришло с неожиданной стороны.

Добрая фея

В какой-то момент, разговаривая с подругой по видеосвязи, я жаловалась на то, что не могу найти выход. И тут она попросила меня рассказать, как там у нас все в офисе устроено.

Я перечисляла ей все и поняла, что около половины площади занимает архив. И тут подруга, словно добрая фея, сказала: «Надо куда-то деть архив, тогда ты сможешь рассадить сотрудников в два раза дальше друг от друга и тебе удастся соблюсти все требования».

Бинго! Это было гениальное решение.

Но куда можно было деть архив? Сначала я подумывала снять маленькую комнатку, куда просто сгрузить все, но сложность заключалась в том, что с этими бумагами мы периодически работали.

Первый Городской Архив

Поиски решения привели меня на сайт компании «Первый Городской Архив». Там я узнала, что, оказывается, существуют профессиональные архивохранилища, куда можно просто сдать свои документы! И они там будут в целости и сохранности. Идеальное решение!

Пока мои сотрудники были на удаленке, я вызвала специалистов и они приступили к работе. Именно в этот момент я поняла, для чего нужна архивная обработка дел и осознала, что у нас был вовсе не архив, а склад документов. Надо отдать должное, сотрудницу ПГА были очень тактичны, ничем не дали мне понять, какой я горе-архивист. Но когда я увидела их идеальный результат работы, мне, честно говоря, стало стыдно за себя и даже немного смешно.

В общем, спустя короткое время папочки с нашими бумагами отправились на хранение на Площадь Ленина, в хранилище ПГА. А я заказала небольшой косметический ремонт в офисе, рассадила сотрудников так, чтобы в кабинетах было не больше трех человек (а они у нас очень просторные, так что получилось расстояние между сотрудниками почти по три метра!) и, наконец-то, мы все смогли вернуться к работе в этой новой, довольно странной реальности.

Теперь все поступающие вновь документы мы своевременно отправляем в хранилище ПГА и это больше не моя головная боль.

Елена Семенова